Prisma Halikko – 13 000 m² myymäläuudistus tehokkaasti 4,5 kuukaudessa kaupankäynnin jatkuvuutta tukien

Hankesuunnittelusta projektisuunnitteluun, myymäläurakointiin ja projektijohtoon – kaupankäynnin tarpeet edellä.

‍

Projektin avainluvut

• Myymälän pinta-ala: 13 000 m²
• Uudistuksen toteutusvaihe: 4,5 kuukautta
• Muutosryhmän projektiryhmä: 1 projektivastaava ja 6 myymälämuutostyöntekijää
• Myymälän henkilökunnasta projektiin osallistui keskimäärin 5 henkilöä
• Muutosryhmän rooli: hankesuunnittelu, projektisuunnittelu, myymäläurakointi ja projektijohto
• Lattiahionnat: Muutosryhmä Interior Oy

Miten toteuttaa laaja, 13 000 neliömetrin myymäläuudistus tehokkaasti 4,5 kuukaudessa ja samalla turvata kaupankäynnin jatkuvuuden edellytykset?

Prisma Halikon uudistuksessa keskeisenä tavoitteena ei ollut ainoastaan pitää myymälää avoinna, vaan varmistaa, että tuotteet pysyvät mahdollisimman hyvin asiakkaiden saatavilla, palvelut toimivat, asiakasreitit säilyvät sujuvina ja myynnin edellytykset huomioidaan koko uudistuksen ajan.

Muutosryhmä Oy oli mukana hankkeen alkuvaiheesta lähtien suunnittelemassa myymäläuudistusta yhdessä Suur-Seudun Osuuskaupan (SSO) kanssa. Yhteistyö jatkui hankesuunnittelusta yksityiskohtaiseen projektisuunnitteluun, käytännön myymäläurakointiin ja projektijohtoon.

Myymäläuudistus keskellä kaupankäyntiä

13 000 neliömetrin Prisman uudistaminen on mittava kokonaisuus, jossa lukuisat työvaiheet ja urakoitsijat toimivat samanaikaisesti.

Kalusteiden siirrot, kylmäkalusteiden uusiminen, lattiahionnat, tuotteistus, kassa-alueet ja rakennustyöt vaikuttavat paitsi toisiinsa myös myymälän päivittäiseen kaupankäyntiin.

Pelkkä myymälän avoinna pitäminen ei kuitenkaan vielä tarkoita onnistunutta uudistusta.

Asiakkaiden pitää löytää tarvitsemansa tuotteet, tuoteryhmien olla ostettavissa mahdollisimman kattavasti ja kaupan palveluiden toimia myös muutostöiden aikana.

Samalla tulee huomioida henkilökunnan työskentely, tavaravirrat, turvalliset asiakasreitit sekä verkkokaupan toiminta.

Prisma Halikon uudistuksessa kaupankäynnin jatkuvuus oli keskeinen suunnittelua ja toteutusta ohjaava tavoite.

Hankesuunnittelu – kaupankäynnin tarpeet hankkeen lähtökohdaksi

Muutosryhmä otettiin mukaan Prisma Halikon hankesuunnitteluun jo ennen pääurakoitsijan valintaa.

Hankesuunnittelun keskeinen tehtävä oli rakentaa kokonaiskuva siitä, miten näin suuren myymälän uudistus voidaan toteuttaa vaiheittain kaupankäynnin jatkuvuuden edellytykset huomioiden.

Muutosryhmä laati myymälätilojen lohkosuunnitelman ja toteutuksen aikataulurungon, joissa huomioitiin eri osastojen muutokset, työvaiheiden riippuvuudet sekä toteutusjärjestys.

Suunnittelussa huomioitiin muun muassa kalustaminen, tuotteistus, lattiahionnat, kassa-alueet, kylmäkalusteet, hedelmä- ja vihannesosasto, leipäosasto, info, sisäänkäynti, pullonpalautus, ruokatori sekä maitokaapit.

Lohkosuunnittelua hyödynnettiin myös pääurakoitsijoiden kartoittamisen ja tarjouspyyntöjen pohjana.

Tämä oli tärkeä osa hankkeen valmistelua. Kun kaupankäynnin vaatima toteutusjärjestys ja aikataululliset reunaehdot oli määritelty jo ennen pääurakoitsijan valintaa, ne pystyttiin huomioimaan myös rakennusurakan suunnittelussa ja kilpailutuksessa.

Muutosryhmän laatima lohkosuunnitelma ja aikataulurunko toimitettiin kiinteistön rakennuttamisesta vastaavalle, ja pääurakoitsija hyödynsi niitä oman toteutusaikataulunsa rakentamisessa.

Näin rakentamisen toteutusta voitiin sovittaa kaupankäynnin tarpeisiin jo hankkeen alkuvaiheessa.

Asiakkaalle tämä tarkoitti sitä, että myymälän liiketoiminnan tarpeet olivat mukana ohjaamassa koko uudistuksen suunnittelua jo ennen varsinaisten rakennustöiden käynnistymistä.

”Yksi projektin onnistumisista oli se, että Muutosryhmä oli mukana jo hankkeen alkuvaiheessa. Yhteisen hankesuunnittelun ansiosta myymälän toiminnan tarpeet saatiin huomioitua alusta lähtien, eikä niitä tarvinnut lähteä sovittamaan jälkikäteen valmiisiin suunnitelmiin.”

– Panu Kärjes, SSO:n Prismojen johtaja

Projektisuunnittelu – tuotteiden saatavuus ja myynnin edellytykset osaksi toteutusta

Hankesuunnittelun jälkeen Muutosryhmän työ jatkui yksityiskohtaisessa projektisuunnittelussa.

13 000 neliömetrin myymälässä eri työvaiheiden yhteensovittaminen vaati tarkkaa aikataulutusta, kalustetoimitusten suunnittelua ja henkilöstöresurssien mitoittamista.

Projektisuunnittelun tavoitteena oli viedä hankesuunnittelussa määritellyt tavoitteet käytännön toteutusta ohjaaviksi suunnitelmiksi.

Samalla huomioitiin kaupankäynnin jatkuvuuden kannalta keskeiset tekijät: tuotteiden saatavuus, asiakasreittien toimivuus, palveluiden käytettävyys ja muutostöiden vaikutukset myymälän päivittäiseen toimintaan.

Projektisuunnitteluun sisältyivät muun muassa:

• Kalustekartoitus: Olemassa olevien myymäläkalusteiden ja EK-kalusteiden kartoitus sekä niiden hyödyntämisen suunnittelu.
• Kalustelohkotus: Kalusteasennusten vaiheistus sekä kalustetoimitusten aikataulutus ja jaksottaminen.
• Kylmäkalusteiden aikataulutus: Kylmäkalusteiden vaihtojen sovittaminen muun myymäläuudistuksen aikatauluun yhteistyössä tilaajan ja Eptan kanssa.
• Hiontalohkotus: Lattiahiontojen päiväkohtainen aikataulutus sekä yhteensovittaminen kalusteasennusten, kylmäasennusten, kassamuutosten ja muiden rakennustöiden kanssa.
• Tuotteistuksen suunnittelu: Kalustamisen ja tuotteistuksen työvaiheiden sekä tarvittavien henkilöresurssien arviointi ja aikataulutus.
• Materiaalitoimitusten suunnittelu: Kalusteiden, kalusteosien ja muiden osatoimitusten yhteensovittaminen.
• Urakoitsijoiden aikataulujen yhteensovittaminen: Eri työvaiheiden riippuvuuksien huomioiminen ja työjärjestyksen suunnittelu.
• Suunnittelun koordinointi: Suunnittelupalaverit, suunnittelumateriaalien tuottaminen sekä suunnitelmien esittely tilaajalle, käyttäjälle ja urakoitsijoille.

Kun tuotteistus, kalusteasennukset, kylmäkalusteiden vaihdot ja lattiahionnat suunnitellaan yhtenä kokonaisuutena, voidaan pienentää kaupankäynnille aiheutuvia häiriöitä ja ylläpitää myynnin edellytyksiä.

Myymäläurakointi – moniosaaminen ja tehokas toteutus ratkaisevassa roolissa

Muutosryhmän rooli jatkui suunnittelusta käytännön myymäläurakointiin, jossa korostuivat myymälämuutostyöntekijöiden vahva ammattitaito, moniosaaminen ja kyky toteuttaa erilaisia työvaiheita tehokkaasti.

Prisma Halikon laajassa uudistuksessa Muutosryhmän ammattilaiset vastasivat kalustemuutoksista, kalustesiirroista, kalusteasennuksista sekä tuotteistuksesta.

Muutosryhmän toimintamallin vahvuutena on henkilöstön moniosaaminen. Samat ammattilaiset hallitsevat myymälämuutoksen eri työvaiheet kalustemuutoksista ja asennuksista aina tuotteistukseen ja valmiiden myymäläkokonaisuuksien viimeistelyyn.

Tämä mahdollistaa työvaiheiden joustavan toteuttamisen ilman tarpeettomia odotusaikoja tai ylimääräisiä työryhmien vaihtoja. Moniosaaminen parantaa työn tehokkuutta ja auttaa hyödyntämään käytettävissä olevat resurssit mahdollisimman hyvin.

Myymälämuutostyöntekijät ovat myös asiakaspalvelijoita

Avoinna olevassa myymälässä työskentely edellyttää muutakin kuin teknistä osaamista. Muutosryhmän myymälämuutostyöntekijät ovat myös asiakaspalvelijoita, jotka auttavat asiakkaita löytämään tarvitsemansa tuotteet uudistuksen keskellä.

Kun kalusteita ja kokonaisia tuoteryhmiä siirretään uusiin paikkoihin, asiakkaiden voi olla vaikea löytää tuttuja tuotteita. Muutosryhmän työntekijät tuntevat käynnissä olevat muutokset ja pystyvät opastamaan asiakkaita tuotteiden uusille sijaintipaikoille.

Meille asiakaspalvelu on luonnollinen osa myymäläurakointia. Työntekijämme eivät keskity ainoastaan oman työvaiheensa suorittamiseen, vaan huomioivat ympärillään asioivat asiakkaat ja auttavat heitä tarvittaessa.

Muutosryhmä Interior osana kokonaisuutta

Lattiahionnoista vastasi Muutosryhmä Interior Oy, joka on Muutosryhmä Oy:n 100-prosenttisesti omistama tytäryhtiö ja erikoistunut myymäläympäristöjen lattiahiontoihin.

Projektijohto – kokonaisuuden hallintaa 4,5 kuukauden ajan

Neljä ja puoli kuukautta kestävä toteutusvaihe avoinna olevassa myymälässä edellytti jatkuvaa ennakointia, aikataulujen hallintaa, viestintää ja yhteistyötä.

Muutosryhmän projektiryhmään kuului yksi projektivastaava ja kuusi myymälämuutostyöntekijää. Lisäksi myymälän omasta henkilökunnasta projektiin osallistui keskimäärin viisi henkilöä.

Muutosryhmän projektijohdon tehtävänä oli varmistaa oman toteutuskokonaisuuden eteneminen, resurssien ohjaus, aikataulujen seuranta sekä työvaiheiden yhteensovittaminen muiden urakoitsijoiden kanssa.

Myymälän henkilökunnan osallistuminen oli tärkeää, jotta kaupan päivittäiset tarpeet, tuotteiden saatavuus, asiakaspalvelu ja myynnin edellytykset voitiin huomioida myös muuttuvissa tilanteissa.

Projektissa yhdistyivät Muutosryhmän myymäläurakoinnin osaaminen ja myymälän oman henkilökunnan asiantuntemus kaupankäynnistä.

Projektin aikana korostui myös kyky mukauttaa toteutusta tilanteissa, joissa alkuperäinen työjärjestys olisi aiheuttanut liian suuren häiriön myymälän toiminnalle.

Esimerkiksi lattiahiontojen työjärjestelyjä muutettiin tilanteessa, jossa alkuperäinen toteutus olisi katkaissut asiakkaiden kulkuyhteyden kassoille.

Myös verkkokauppa jatkoi toimintaansa uudistuksen aikana, vaikka muutostyöt vaikuttivat sen normaaliin tehokkuuteen.

Projektijohdossa onnistuminen tarkoitti aikataulujen hallinnan lisäksi sitä, että kaupankäynnin jatkuvuuden tarpeet pysyivät mukana päivittäisessä päätöksenteossa.

Lopputulos – onnistunut projekti ja arvokkaita oppeja tulevaisuuteen

Prisma Halikon 13 000 neliömetrin myymälässä toteutettiin laaja uudistus, jonka toteutusvaihe kesti 4,5 kuukautta.

Muutosryhmän oma toteutuskokonaisuus eteni suunnitellun aikataulun mukaisesti.

Projektin jälkeen järjestetyssä palautekeskustelussa kokonaisuus koettiin onnistuneeksi. Erityistä kiitosta saivat varhainen suunnitteluyhteistyö, projektinvetäjien hyvä kokonaiskuva ja joustavuus sekä yhteistyö myymälän henkilöstön kanssa.

Palautekeskustelussa tunnistettiin myös kehityskohteita, joita hyödynnetään tulevissa myymäläuudistuksissa.

Erityisesti kaupankäynnin jatkuvuuden suunnittelua voidaan edelleen kehittää huomioimalla entistä tarkemmin muun muassa verkkokaupan keräily, tuoteryhmien saatavuus, asiakasreitit sekä palveluiden toimivuus muutostöiden aikana.

Yksi kumppani hankesuunnittelusta käytännön toteutukseen

Prisma Halikko on hyvä esimerkki Muutosryhmän kokonaisvaltaisesta myymäläurakoinnin toimintamallista.

Hankesuunnittelussa määriteltiin kaupankäynnin tarpeisiin perustuvat toteutuksen lähtökohdat.

Projektisuunnittelussa ne vietiin yksityiskohtaisiksi aikatauluiksi, työvaiheiksi, kalustetoimituksiksi ja resurssisuunnitelmiksi.

Myymäläurakoinnissa ja projektijohdossa suunnitelmat toteutettiin käytännössä yhteistyössä asiakkaan ja muiden hankkeen toimijoiden kanssa.

13 000 neliömetrin myymälässä ja 4,5 kuukauden toteutusvaiheessa onnistuminen ei synny yksittäisistä työvaiheista, vaan koko uudistuksen hallinnasta ja kaupankäynnin jatkuvuuden huomioimisesta.

Muutosryhmälle kokonaisvaltainen myymäläurakointi tarkoittaa sitä, että emme keskity ainoastaan siihen, miten uudistus toteutetaan.

Yhtä tärkeää on suunnitella, miten tuotteet pysyvät asiakkaiden saatavilla, palvelut toimivat, asiakaskokemus säilyy mahdollisimman hyvänä ja kaupalla on edellytykset tehdä myyntiä koko uudistuksen ajan.

Muutosryhmä Oy – Kaupan käänteentekijä.

‍