Hyvä suunnittelu näkyy tuloksessa – näin myymälämuutos tehdään ilman turhia tappioita

Kun vähittäiskaupan myymälää uudistetaan sen ollessa auki, kyse ei ole pelkästään rakennusprojektista. Se on liiketoiminnan kehittämisprojekti, jossa jokainen päätös heijastuu suoraan euroihin. 

Miko Raatikainen vetää Muutosryhmän myymälämuutosten suunnittelua, ja hänellä on yli kymmenen vuoden kokemus myymälämuutosten parissa työskentelystä eri rooleissa. Keskustelimme Mikon kanssa siitä, miten myymälämuutokset kannattaa suunnitella, jotta myynti pysyy käynnissä muutoksen ajan – ja miksi suunnittelu pitää aloittaa ajoissa.

Myymälämuutoksen suunnittelussa liiketoiminta on lähtökohta

Perinteisesti myymälämuutosta on johdettu kuin remonttia: puretaan, rakennetaan, siirretään – ja toivotaan parasta. Muutosryhmässä ajattelu on käännetty toisin päin: suunnittelun ydin on varmistaa, että myymälä voi myydä mahdollisimman normaalisti koko uudistuksen ajan. Käytännön tasolla se tarkoittaa sitä, että tuotteet ovat hyllyissä eivätkä rullakoissa, pääkäytävillä voi kulkea, asiakkaat liikkuvat sujuvasti eikä kriittisiä tuoteryhmiä viedä pitkiksi ajoiksi pois myynnistä.

Tämä ”liiketoiminta ensin” -lähestymistapa näkyy aikatauluissa, työjärjestyksessä ja tilankäytössä. Hyvin suunnitellussa muutoksessa puretaan ja rakennetaan vaiheittain, mieluiten silloin kun asiakasvaikutus on pienin, ja jaetaan vaikutus laajemmalle alueelle, jotta yksittäinen pullonkaula ei tuki asiakasvirtoja.

Myynnin droppi ei ole väistämätön

Raatikaisen kokemuksen mukaan on mahdollista säilyttää myynti normaalilla tasolla, vaikka myymälässä tehtäisiin laajaa muutostyötä - ja joissain tapauksissa jopa ylittäen myynti-indeksit. Avain on priorisointi: mitkä osastot ja tuoteryhmät ovat myynnillisesti kriittisiä, ja miten varmistetaan, että ne pysyvät mahdollisimman hyvin myynnissä? Tyypillinen virhe on tehdä isoja sulkuja kerralla. Viisaampaa on pilkkoa työvaiheita pienemmiksi ja ajoittaa ne niin, että vaikutus myyntiin ja asiakasliikenteeseen on mahdollisimman pieni.

Kustannussäästöt syntyvät kolmella rintamalla

Kun myymälämuutos on suunniteluun on ryhdytty riittävissä ajoin, kustannussäästöjä saadaan kolmella rintamalla. 

1. Suora tekeminen: Kun työvaiheet järjestetään oikein, turhat kalustesiirrot ja välivarastoinnit vähenevät. “Yhdessä kohteessa aikataulun muutos leikkasi kalustesiirtotöistä kokonaiset kaksi viikkoa, mikä on puhdasta työtuntien säästöä.”
   
   
2. Myynnin ylläpito: Mitä vähemmän myynti notkahtaa, sitä vähemmän remontin jälkeen on ”ostettava asiakkaita takaisin” kampanjoinnilla. Markkinoinnin tarve ja kulut pienenevät.
   
   
3. Tilankäyttö ja logistiikka: Esimerkiksi uusien kalusteiden toimitukset pilkotaan pienempiin eriin, jotta lavat eivät tuki myymälää. Näin myymälän perusarki sujuu, turvallisuus paranee ja henkilöresurssit voidaan mitoittaa todelliseen tarpeeseen.

Aloita suunnittelu 6-9 kuukautta ennen suunniteltua muutosta

Myymälämuutoksen onnistuminen alkaa aina suunnittelusta – vasta sen jälkeen on järkevää kilpailuttaa urakoitsijat toteuttamaan liiketoimintaa parhaiten palveleva malli.

Ihannetilanteessa myymälämuutoksen suunnittelu käynnistetään 6–9 kuukautta ennen työmaan alkua. Liian usein urakoitsija on jo valittu ja sopimukset tehty, ennen kuin liiketoimintalähtöinen suunnittelu pääsee pöytään – ja silloin liikkumavara katoaa.

Parhaimmillaan kaluste-, kylmä-, sähkö- ja rakennustekniset osasuunnitelmat eivät elä omissa siiloissaan, vaan ne sovitetaan hallitusti yhteen kaupan arjen ja asiakasvirtojen ehdoilla. 

Kun osapuolet sitoutuvat yhteiseen tavoitteeseen – auki oleva, turvallinen ja myyvä myymälä – aikataulut lyhenevät, päällekkäisyydet poistuvat ja kustannukset pysyvät kurissa.

Avoin myymälä on haastava työmaa

Auki olevassa myymälässä remontointi on haastavaa, sillä tilassa tulee pystyä kulkemaan alueiden suluista huolimatta. Pääkäytävien ja sisääntulon toimivuus on kriittistä. Hypermarketissa kulkee tuhansia asiakkaita samoista pisteistä päivittäin: kun nämä kohdat pysyvät auki ja liikkuminen selkeänä, asiointi jatkuu. Oikein toteutettuna myymälässä asioiminen on helppoa ja turvallista, väärin toteutettuna liikkuminen sakkaa ja asiakas vaihtaa kauppaa.

Liiketoimintadatan hyödyntäminen vie suunnittelun seuraavalle tasolle

Muutosryhmä kehittää parhaillaan tapoja hyödyntää myyntidataa suunnittelun tukena. Suunnittelun laatua parantaisivat tiedot suhteellisista indekseistä ja esimerkiksi siitä, mitkä osastot ovat myynnillisesti merkittävimpiä ja milloin on myyntihuiput. Euromääriä ei tarvita, vaan suhteellinen tieto auttaa priorisoimaan ja pilkkomaan työvaiheita oikein sekä minimoimaan myynnin katkot.

Myymälämuutos on tuottava investointi

Myymälämuutos ei ole vain kustannus; se on investointi, jonka tuotto realisoituu jo projektin aikana – jos suunnittelussa lähdetään liikkeelle liiketoiminnan vaikutuksista. Kun asiakkaan sujuva asiointi ja kriittisten tuoteryhmien myynti ovat lähtökohtia, remontti ei syö tulosta vaan mahdollistaa sen. 

‍